Jak dołączyć do progamu?

Streszczenie „Wytycznych” dla organizacji lokalnych odbierających żywność od organizacji regionalnychi wydających ją odbiorcom końcowym.

Celem poniższego opracowania dokumentu pod nazwą Wytyczne Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 (POPŻ) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym jest skoncentrowanie się na tych jego zapisach, które dotyczą organizacji lokalnych (OPL). W połączeniu z uproszczeniem języka powinno to ułatwić zrozumienie wymagań wobec OPL.

Kto jest kim w POPŻ?​

Poniżej wyjaśnienie niektórych skrótów używanych w „Wytycznych” i wskazanie podmiotów w POPŻ:
IZ – Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – MRPiPS)
IP – Instytucja Pośrednicząca (Agencja Rynku Rolnego – ARR)
OPO – Organizacja Partnerska Ogólnopolska (organizacje społeczne, które przystąpiły do konkursu i zostały wybrane przez MRPiPS do podpisania umowy na realizację programu z IP). Są to: Federacja Polskich Banków Żywności, Polski Komitet Pomocy Społecznej, Polski Czerwony Krzyż, …
OPR – Organizacja Partnerska Regionalna (organizacje społeczne, które współpracują z OPO, są członkami ogólnopolskiej organizacji np. Banki Żywności w 32 miastach – odbierają żywność od producentów i magazynują ją, a następnie stopniowo przekazują do organizacji lokalnych).
OPL – Organizacja Partnerska Lokalna (organizacje społeczne, które przekazują żywność odbiorcom końcowym)
OPS – Ośrodek Pomocy Społecznej
 
Odbiorcy końcowi – osoby, które są uprawnione/mogą skorzystać z pomocy żywnościowej, tj. osoby i rodziny znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej – bezdomni, niepełnosprawni, migranci, osoby obcego pochodzenia, mniejszości narodowe (w tym społeczności marginalizowane), pozostałe grupy odbiorców spełniające kryteria spełniające kryteria określone w art. 7 ustawy o pomocy społecznej i których dochód nie przekracza 150% kryterium dochodowego uprawniającego do skorzystania z pomocy społecznej, tj. 951 PLN dla osoby samotnie gospodarującej i 771 PLN dla osoby w rodzinie, skierowane przez Ośrodek Pomocy Społecznej lub osoby, które nie są skierowane przez OPS, lecz wypełniły i podpisały oświadczenie – załącznik nr 7  oraz osoby bezdomne, które podpisują oświadczenie – załącznik nr 6.

Jaki jest ogólny cel POPŻ – Podprogramu 2016?

Zapewnienie najuboższym mieszkańcom Polski pomocy żywnościowej oraz uczestnictwa w działaniach w ramach środków towarzyszących w okresie sierpień 2016 – czerwiec 2017r.

 

Kto może być OPL?, tj. jaka organizacja społeczna może otrzymać żywność z OPR i przekazać ją do odbiorców końcowych?

 

Cechy organizacji partnerskiej lokalnej, która będzie wydawać żywność z PO PŻ osobom najbardziej potrzebującym:
  1. OPL ma doświadczenie w prowadzeniu działań non-profit na rzecz osób najbardziej potrzebujących, w tym działań włączających społecznie.
  2. OPL na stałe współpracuje z partnerami prowadzącymi działania włączające społecznie.
  3. OPL przekazuje żywność wyłącznie bezpośrednio uprawnionym odbiorcom końcowym i nie może przekazać jej nikomu innemu, także innej organizacji pomocowej. (Jeżeli organizacji lokalnej (OPL) nie uda się wydać żywności osobom uprawnionym, zwróci ona żywność do organizacji regionalnej (OPR) w terminie ustalonym w zawartej z OPR umowie).
  4. OPL współpracuje z właściwym OPS w zakresie doboru odbiorców lub weryfikacji kwalifikowalności odbiorców końcowych.
  5. OPL to organizacja, która nie otrzymuje dofinansowania na wyżywienie/ nie pobiera opłat za wyżywienie.
  6. OPL może być jednak placówka o charakterze dziennym, która świadczy pomoc dzieciom, a także placówka dla osób bezdomnych i jadłodajnia, z tym, że osoby objęte pomocą żywnościową PO PŻ nie mogą wnosić opłat za posiłki otrzymywane w tych OPL. (Taką OPL obowiązują szczególne zasady rozliczenia posiłku, a mianowicie:
  • artykuły spożywcze przekazane do tych instytucji w celu przygotowania posiłku powinny być rozliczane ilościowo w ramach każdego rodzaju artykułu i wartościowo ogółem.
  • dodatkowo należy wykazać liczbę posiłków i liczbę osób uprawnionych (wg zasad określonych w pkt. 11 i 12 Wytycznych) w danym okresie sprawozdawczym, przy czym placówki dzienne dla dzieci powinny posiadać informacje o liczbie stale uczestniczących w zajęciach w placówce dzieci z rodzin, spełniających kryteria do pomocy w ramach PO PŻ.
  1. OPL posiada zdolności administracyjne w zakresie:
  • wydawania żywności z PO PŻ,
  • prowadzania działań włączających społecznie,
  • prowadzenia odrębnej księgowości i ewidencji magazynowej żywności.
Jeżeli OPL potrzebuje wsparcia administracyjnego, może zawrzeć pisemną umowę z dodatkowym podmiotem (np. z OPS). W tej umowie należy określić zadania tego podmiotu wspierającego oraz uprawnienia OPL wobec niego. W takim przypadku dokumentacja dotycząca realizacji Programu powinna być przechowywana w OPL. O takich przypadkach OPL powinien poinformować OPR, z którym zawarł umowę na realizację Podprogramu 2016.

Minimalne standardy dla organizacji partnerskich

  1. Organizacja lokalna powinna dysponować pomieszczeniem do obsługi administracyjnej, telefonem i, o ile to możliwe, komputerem.
  2. Jeżeli OPL posiada stronę internetową, jest zobowiązana do promocji PO PŻ i Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym, poprzez umieszczenie na stronie opisu dystrybucji żywności z PO PŻ, celu PO PŻ i wyników działań oraz umieszczenie informacji o wkładzie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej potrzebującym w finansowanie tych działań. (Zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla beneficjentów i organizacji partnerskich dotyczącymi informowania i komunikacji w ramach realizacji Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym.
  3. W miejscu, w którym OPL wydaje żywność z PO PŻ odbiorcom końcowym, należy umieścić czytelną, ogólnodostępną informację o PO PŻ, zgodnie z poniższymi punktami:
  • Plakat A3 z symbolem UE, pełną nazwą Funduszu i Programu Operacyjnego oraz logo MRPiPS, w sposób określony w Wytycznych Instytucji Zarządzającej, dotyczących informowania i komunikowania.
  • Informację o kryteriach kwalifikowalności, tj: „Pomocą żywnościową w ramach PO PŻ mogą być objęte osoby i rodziny znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej, spełniające kryteria określone w art. 7 ustawy o pomocy społecznej i których dochód nie przekracza 150% kryterium dochodowego uprawniającego do skorzystania z pomocy społecznej , tj. 951 PLN dla osoby samotnie gospodarującej i 771 PLN dla osoby w rodzinie.”
  • Informację o sposobie kwalifikowania, tj. OPL poinformuje, że ona sama nie może kwalifikować osób do pomocy żywnościowej PO PŻ, oprócz osób bezdomnych, które zgodzą się przekazać do OPL oświadczenie (na załączniku nr 6). Ponadto OPL poinformuje, że żywność mogą otrzymać osoby skierowane do otrzymania pomocy żywnościowej przez OPS lub osoby, które nie korzystają z OPS, ale zgodzą się przekazać do OPL oświadczenie (załącznik nr 5, część B i załącznik nr 7).
  • Informację o zasadach przekazywania artykułów spożywczych, tj. o posiłkach lub o paczkach OPL poinformuje szczegółowo o pakiecie produktów dostępnych w paczkach, przypadających w ciągu całego roku na 1 osobę i zaproponuje równomierny sposób wydawania produktów w trakcie całego okresu dystrybucji w Podprogramie 2016. Zestaw produktów dla 1 osoby na rok: makaron 5 kg, ryż biały 5 kg, herbatniki 2 kg, mleko UHT 9 l, ser podpuszczkowy dojrzewający 2,4 kg, groszek z marchewką 3,2 kg, fasola biała konserwowa 3,2 kg, koncentrat pomidorowy 1,2 kg, powidła śliwkowe 1,2 kg, gulasz wieprzowy z warzywami lub bez warzyw 4,25 kg, filet z makreli w oleju 1,3 kg, szynka drobiowa 2,7 kg, cukier biały 4 kg, olej rzepakowy 4 l.
OPL poinformuje także, że w uzasadnionych sytuacjach dopuszcza się zamianę artykułu spożywczego na inny w odpowiedniej proporcji lub zwiększenie liczby opakowań określonych artykułów spożywczych, o ile OPL posiada takie możliwości. OPL poinformuje, że nie pobiera od odbiorców końcowych jakichkolwiek opłat za wydawaną żywność ani uzależniać wydania żywności od jakichkolwiek świadczeń na rzecz OPL.
OPL poinformuje o możliwości składania skarg przez osoby najbardziej potrzebujące, dotyczących sposobu realizacji dystrybucji przez organizację do organu wyższego stopnia tej organizacji  lub do ogólnopolskiej/ponadregionalnej organizacji partnerskiej, z którą ta organizacja podpisała umowę, albo do Instytucji Zarządzającej – Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Wymienione wyżej informacje powinny być czytelne i dostępne dla wszystkich zainteresowanych, zwłaszcza dla osób korzystających z pomocy żywnościowej.
4. Organizacja lokalna będzie współpracować z właściwym ośrodkiem pomocy społecznej (OPS), zwłaszcza będzie przekazywać, w formie pisemnej lub elektronicznej, do OPS informację o terminie rozpoczęcia dystrybucji.
5. Organizacja lokalna jest zobowiązana wydawać żywności wyłącznie w pomieszczeniach, którymi dysponuje lub dostarczy artykuły spożywcze do miejsc zamieszkania osób najbardziej potrzebujących.
6.Organizacja lokalna jest zobowiązana tak zorganizować wydawanie żywności, aby osoby najbardziej potrzebujące nie były narażone na stygmatyzację. W przypadku wydawania paczek żywnościowych, wydawanie to powinno odbywać się w pomieszczeniach, a nie ze środków transportu.
7. Organizacja lokalna jest zobowiązana tak informować o terminach wydawania żywności, aby osoby najbardziej potrzebujące nie były narażone na stygmatyzację.
8. Organizacja lokalna jest zobowiązana zapobiegać wszelkiej dyskryminacji w dostępie do pomocy żywnościowej, ze względu na płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną. 
9. Organizacja lokalna jest zobowiązana prowadzić i przechowywać dokumentację potwierdzającej kwalifikowalność osób otrzymujących pomoc żywnościową, w tym listy wszystkich osób zakwalifikowanych do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach PO PŻ w danym podprogramie, stanowiącej załącznik nr 1 do wytycznych. 
10. Organizacja lokalna jest zobowiązana do prowadzenia dokumentacji potwierdzającej wydawanie artykułów spożywczych z PO PŻ.
  • Jeżeli organizacja wydaje żywność w paczkach, co miesiąc wypełnia załącznik nr 2.
  • Jeżeli organizacja wydaje żywność z PO PŻ w formie posiłków, co miesiąc wypełnia załącznik nr 3 i 3a.
11. Organizacja lokalna jest zobowiązana do monitorowania ważności dokumentów, uprawniających odbiorców końcowych do korzystania z pomocy żywnościowej w ramach PO PŻ.
12. Organizacja lokalna jest odpowiedzialna za żywność z PO PŻ, za utrzymanie wszystkich jej cech jakościowych od momentu odebrania jej od OPR. Jeżeli OPL odbiera artykuły spożywcze własnym transportem, jest odpowiedzialna za zapewnienie łańcucha chłodniczego dla produktów wymagających warunków chłodniczych.
13. Organizacja lokalna jest zobowiązana do przestrzegania minimalnych standardów magazynowania. 
Oznacza to, że pomieszczenia, w których przechowywana jest żywność po odebraniu z OPR:
  • muszą spełniać warunki przechowywania określone przez producenta danego artykułu spożywczego;
  • muszą być zabezpieczone przed włamaniem;
  • muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem żywności;
  • muszą być objęte nadzorem własnym lub firmy specjalistycznej (monitoring/ ochrona);
  • muszą umożliwić rozładunek i swobodne wydawanie artykułów spożywczych odbiorcom końcowym;
Oznacza to także konieczność prowadzenia odrębnej ewidencji magazynowej w formie elektronicznej (przy wykorzystaniu specjalistycznego programu komputerowego) lub w formie papierowej umożliwiającej czytelne wyodrębnienie poszczególnych operacji magazynowych dla Podprogramu 2016 oraz zidentyfikowanie ścieżki dystrybucji poszczególnych partii artykułów spożywczych.
Oznacza to także konieczność wypełniania co miesiąc załącznika nr 4 lub innego dokumentu, który pozwoli na odnalezienie wszystkich informacji, o których mowa w tym załączniku.

Organizacja lokalna jest zobowiązana do systematycznego wydawania żywności odbiorcom końcowym i unikania długotrwałego przechowywania zapasów, ze względu na ryzyko przekroczenia okresu przydatności do spożycia. Organizacja lokalna musi tak zaplanować dystrybucję, aby odbiorca końcowy mógł skorzystać z artykułów spożywczych w okresie przydatności do spożycia. Organizacja nie może magazynować produktów dłużej niż 4 miesiące po odebraniu ich z OPR, nawet jeśli mają one długi okres przydatności do spożycia.

W razie wątpliwości lub chęci poszerzenia informacji na temat wymagań Instytucji Zarządzającej należy zapoznać się z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym.

opracowanie: Bogumiła Kołkiewicz

oznaczenia strona